Wat moet ik als werkgever doen om te voldoen aan de identificatieplicht?

Iedereen moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek. Als werkgever ben je verplicht de identiteit van je nieuwe personeel te controleren. Voordat de werknemer bij je in dienst komt, controleer je het originele identiteitsbewijs. Je bewaart een kopie ervan in je administratie. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoeft er geen nieuwe kopie gemaakt te worden.

De identificatieplicht bestaat eigenlijk uit 3 onderdelen: Verificatieplicht, bewaarplicht en de zorgplicht. Je moet het identiteitsbewijs van nieuwe personeel bij indiensttreding controleren op echtheidskenmerken en geldigheid. De werknemer moet het originele document tonen. Bijvoorbeeld een paspoort, een identiteitskaart of vreemdelingendocument. Je moet op de volgende aspecten letten:
-komt de foto overeen met de persoon die voor je staat?
-kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
-klopt de handtekening van de werknemer?
-is de nationaliteit vermeld?
-is de vervaldatum nog niet verstreken?
Op een rijbewijs staat geen nationaliteit vermeld. Daarom is dit geen geldig identiteitsbewijs voor de verificatieplicht.

Je moet een kopie van het identiteitsbewijs bewaren (voor en achterzijde). Je doet er verstandig aan, voor een eventuele controle van o.a. de Belastingdienst, om op de kopie te zetten dat je het origineel gezien hebt, met vermelding van je naam, functie en paraaf.

Je moet je werknemers er op wijzen dat ze tijdens het werk altijd een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen.

Huur je een uitzendkracht in? Dan moet je ook zelf zijn originele identiteitsbewijs controleren voor hij bij je aan de slag gaat. Je hoeft geen kopie van het identiteitsbewijs in je administratie op te slaan. Maar heeft de ingehuurde arbeidskracht een nationaliteit van 1 van de landen van buiten de Europese Economische Ruimte? Dan moet je dat wel voor de duur van 5 jaar. Je moet ook nagaan of deze persoon wel mag werken.